Danny's 單車,工作與生活

AgilePoint 的流程設計工具是使用基於Visio的Envision, 流程圖可以很明確的呈現流程的規則, 在流程設計上可採用由左至右, 將同一部門或同一階段的工作放在一起, 另外也可以用線條的顏色來區分不同的作業, 就可以作出很請礎的流程.可是如果可以再加上一些區塊, 以區分出流程中各階段的作業, 更可以讓流程一目了然. 比較下面兩張流程圖, 可以很明顯的看出差異性. 調整前, 作業流程已經很明確了. 調整後, 是不是更容易看了呢? 怎麼作呢? 很簡單只要用Visio 的圖形樣版中的區塊, 作為其底圖. 選擇 檔案-->圖形-->區塊圖-->區塊 再將其移至最底層, 並設定其底色(以粉色系為主), 並可調整其透明度至50-60% 將每個區塊設定為不同的顏色, 則整個流程圖將更為明確.

AgilePoint 的流程是採用Model-Driven的設計架構, 由規劃-->設計-->開發-->執行, 所看到的都是相同的流程模型, 因此所看到的流程圖就是真正執行的流程圖, 其中一個優點是可以讓企業中所有參與的同仁都可以很清礎的看到完整的流程規範. 可是如果在一個流程中有很多系統整合、資料庫寫入或內部邏輯處理的AgilePart , 則會讓人有眼花撩亂的感覺,因此有很多的使用者都反應要如何不讓使用者看到這些AgilePart ? 因為AgilePoint 執行期所看到的流程圖就是設計時的流程圖, 因此無法直接將其移除. 在AgilePoint 4.x 版, 增加了一個新的功能, 可以把自動化的流程元件AgilePart 縮小, 相對的可以突顯手動執行的步驟及流程中的處理邏輯. 自動化的流程元件AgilePart 可以在Envision 中, 進行放大與縮小. 點選放大(Expand All AgileParts)(預設值) 點選縮小(Collapse All AgileParts), 自動化的元件會變小,但其餘元件不變. 圖形縮小後, 再將其佈署至AgilePoint Server, 執行時則可看到圖形變小了.

BPM 沒有彈性嗎？ 很多的企業導入 BPM 或 Workflow 的原因，是希望利用流程的設定，讓企業依循一定的規範運作。但在實務上我們常看到，因為規範的太嚴謹，導致運作上的困難。比如說在一個科技業或銀行業，物品的攜出入管制是相當嚴格的，一定要經過特定層級主管的放行才能夠攜帶出去，但總會有一些例外的狀況需要例外的處理，像是半夜緊急維修、主管已經下班、或是上班時間主管在會議中無法簽核。 企業導入差旅的流程，將差旅申請、費用報支導入流程管理，除了強化制度化的流程管理外，亦能讓費用審核更加透明化。可是也有人會擔心，如果遇到緊急出差的情形，一連串的申請作業如出差申請、預支申請、購買機票都需要主管審核，主管有時不在，或未指定代理人情形下，常會使得工作延誤。 因此，有些企業在導入 BPM 時，透過大量的 E-mail 簽核、批次簽核、 Mail 通知、簡訊通知，目的就是在於減少簽核延遲的情形。曾經聽過有一個公司的主管申請一支手機專為假日登山時使用，因為如果在山上收到簽核通知，難道要立刻趕下山嗎？所以有時判斷事情的重要性，是一件令人很為難的工作。 另一個常見的情形是，採用紙本申請時，有時直屬主管不在，可以直接拿給上一階主管簽核 ( 例如經理不在直接給協理簽 ) ，可是採用電腦化以後很多的流程平台是以循序工作指派的方式進行，單子卡在直屬主管身上，其它主管想代簽都很麻煩。 因此，很多企業在導入流程時，為了避免這種情形，刻意將一些流程排除在 BPM導入範圍之外，為了就是保留一些彈性。但在一個流程中正常的情形可能有90% 以上，例外的情形並不常見，因此而不將這些流程納入流程管理，可能會有為了 一棵樹木而喪失整個森林的遺憾。 利用例外管理創造流程彈性 除了將可能有例外的流程不要導入外，難道沒有更好的方法嗎？ 觀察上述流程無法導入的原因，我們發現很多的情形是，因為大部份流程產品都只能作到循序的執行，無法動態隨流程執行的條件改變流程。如果流程可以作到隨執行的條件動態來執行流程的步驟，這些問題都可以迎刃而解。 例如前面所提到的攜出入流程，只要增加一個急件的選項，一般情形需主管審核後才能到保全放行的關卡；遇到急件時，可以讓主管審核與保全放行平行處理。為了避免同仁動不動就勾選急件，申請時對急件的選項可加入需在非上班時間才能勾選；甚至保全在放行時，表單上可...