AgilePoint逐級簽核與指定簽核層級範圍

 

循序簽核

企業流程中, 大部份的行政流程都採用申請者逐級簽核的方式進行, 由申請者開始依組織的層級逐級向上簽核,當導入BPM或Workflow時也會面臨同樣的問題, 一般常見的作法是逐一繪出組織層級與流程.

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上述的流程雖然很清楚的呈現簽核者的層級與流程, 可是問題也不少,因為一般流程的訪談都是以最基層的員工為主, 因此很容易發生以自己為出發點去設計流程,試問

1.如果經理自己申請是否要自己核准, 如果協理申請是否要給經理簽 ?

2. 如果有一個部門沒有協理怎麼辦 ?一個流程如果要適用於生產部門的工廠與行政支援部門, 通常其組織結構是不同的, 傳統的作法是把每個組織了流程劃出來, 整個流程密密麻麻.

逐級簽核

新的流程設計通常改用逐級簽核的方式, 以類似迴圈的方式判斷是否達到核決的權限, 如未達到則在找上一階主管, 已達到則離開迴圈, 不論申請者是何層級或組織階層為何皆可執行.

 

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AgilePoint 提供很有彈性的逐級簽核的判斷,可在單一條件的流程元件(Single Condition) 是否達核決權限中判斷指定的流程變數(圖中IsPrivileged)為True或False, 因此只要在流程中依組織的核決規則去設定流程變數值即可.

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判斷是否達核決權限的判斷有許多種方法, 第一種是在人工簽核作業元件中設定判斷的基准,該元件會依設定的內容指定流程變數的值.

內件元件可以依人員或部門甚至流程變數的值作判斷, 判斷的方法有特定的值(等於某個層級), 特定欄位值是否符核該層級的區間(經理可准假幾天, 協理可以核准採購金額多少),上簽幾階等不同的方式.

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如果內建的內容無法滿足時,亦可在表單上運算然後將結果(True/False)直接設定給流程變數, 不過我們通常不建議將判斷寫於表單上, 比較建議的方法是寫成一個流程元件(AgilePart), 其優點除了簡化表單的設計外, 另一個好處是可以重覆利用這個元件, 達到組合流程的目的.

資產處分流程中, 依資產使用年限與殘值決定核決層級, 以AgilePart 製作核決權限判斷元件.

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設計一個可參數化的流程元件直接設定所需的核決層級.

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透過上述幾個案例, 可以發現逐級簽核有兩個重點, 一個是需要一個樹狀的組織結構以作為詢找上階部門基礎, 另一個重點是如何決定迴圈結束,也就是如何將單一條件的流程變數設為True, 可採用內建的方法或客製一個流程元件AgilePart, 透過簡單的設定即可達到逐級簽核的目的.

指定簽核層級範圍

除了上述以核決權限判斷的方法外, 另外也有一個內建直接指定簽核層級範圍的方法,直接設定參與者由那個層級(From)簽核至另一個層級(To), 此元件並可透過條件設定不同的部門或分公司判斷方式不同.

如果組織的層級為6-組長/5-經理/4-協理/3-副總/2-總經理/1-董事長, 可直接設定From_Rank=6/To_Rank=2, 則可由組長簽核至總經理.

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如果有一個流程由基層員工申請後需直接給經理簽核, 經理簽完在給協理與總經理(跳過6-組長/3-副總), 可再加上略過指定層級(Bypass_Rank)的設定.

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透過簡單的設定, 即可達到一些特殊流程所需要覆雜功能, 也許有些其它的Workflow與BPM透過程式碼也可達到相同的功能, 但AgilePoint 是將這些功能製作程流程的元件, 只要開發一次,未來可直接設定, 這就是AgilePoint 與其它產品最大的不同處.

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