選擇適合的流程平台

BPM、SOA、Workflow、電子表單

打開Google 輸入BPM、SOA、Workflow、電子表單任何一個單字，至少可你看到數十種以上得產品,包括ultimus、K2、AgilePoint、華苓(AgentFlow)、超義(Power Process)、新人類(FlowMaster)甚至Oracle、IBM、Mircosoft…等等都有相對應的產品,早期最常被客戶問到的是BPM與Workflow 有什麼不同?要導入SOA或BPM呢?現在大家已經不在意這個問題了, 因為現在所有的產品都說是自己是BPM或SOA.

每個產品都號稱自己功能強大, 只要簡單的拖拖拉拉工作就完成了,真的是這樣嗎?如果導入了一個錯誤的產品, 簡單的需求當然沒有問題, 但是面對複雜的問題時, 因為東西已經買了, 要退貨或解約, IT 主管不只要面對廠商, 也要面對內部老板的壓力, 在這種情形下只好改變公司的流程去迎合產品.

有句話說不管黑貓白貓能抓的到老鼠的就是好貓,同樣的不管叫SOA或BPM只要能符合企業需求的就是好流程.

為了避免導入不適合的產品, 在導入前應該更審慎的評估, 先了解本身的需求, 再評估那一個產品適合自己的企業, 可是面對市場上琳瑯滿目的產品或平台該如何選擇呢?

企業應該導入一個BPM產品(電子表單系統)或SOA的架構?

在評估適合產品時,我們可以先看一下兩個最常見的產品類別,不論是Workflow或電子表單我們統一叫作BPM, 另一類是屬於較完整的架構的我們稱為SOA. 

導入SOA

在一個SOA的平台中不論外掛或整合都會含有BPM的模組, 目前市場上所看的到的SOA平台都是屬於資訊界的大廠所推出的產品.

SOA平台(含BPM 模組)其特點是平台架構完整, 因此具有未來擴充性, 同時SOA的平台通常可以用程式語言開發流程所需要用到表單與各種整合的元件,可是導入一個SOA的平台不是只由技術層面來考量, 還要由公司整體IT發展的策略來看, 因此架構完整的另一個義意, 代表了覆雜, 因此很難短時間內看到成效.

通常SOA的平台較擅長的是在自動化流程或系統整合部份, 面對華人地區覆雜的簽核流程時組織簽核的功能通常較弱, 我常開完笑講在歐美是符合規則就不用簽, 在台灣是符合規則就要簽, 而且這個規則的彈性很高, 其實台灣的企業都有一個很好的流程引擎--部門或主管的秘書, 因此要問正常的流程可以參考企業的SOP, 要看例外請問秘書,因為表單簽核最重要的是主管簽核,因此對於例外的管理也是一個很重要的考量.

導入電子表單或BPM 產品

在國內市場上常見的BPM產品通常都是以人工簽核為主, 因此在組織簽核較佳, 但對於系統整合的功能可能就比較差,另外為了強調表單開發的方便性, 通常都提供表單設計師, 簡單拖拉完成表單、但是對於情境比較覆雜的表單可能就比較不適用, 因為產品的功能固定, 因此對於未來的擴充性可能會有問題, 另外如導入的是一個產品則需要一項一項的功能去檢討是否符合, 因為如果有功能不符廠商不見得願意為單一客戶的要求客制.

一般的BPM產品對於企業中的SOP的要求, 大部份可以達成, 但對於流程中的例外, 也就是我們前面談到秘書的角色, 通常就很難達成, 此處所謂的例外並不是說違反法規的例外, 而是指作業習慣, 例如主管兼兩階部門, 請假流程主管也是代理人, 同一個人在流程中有多角色,是否可以不用簽兩次, 我曾聽過一個需求, 請假流程會以mail 通知上階主管, 可是特定高階主管要求Mail 不要寄給他,因為它的mail 太多了,  類似的情形在企業中是很常見的, 如果是導入一個產品, 必需要預先想到這個問題, 然後詢問廠商是否可以達到, 可是如果這個需求是在評估產品時沒有發現, 又是CEO要求的呢?

導入理想的應用系統平台

由上面的探討我們可以發現BPM產品與SOA平台各有各的優缺點, 因此導入時需先評估自己的企業適合用那一種產品或平台, 如果企業不太大, 只需要表單流程, 而且IT很強勢,作不到的功能, 可以要求使用者改變習慣,  可能一般BPM產品就可以滿足,如果企業很大追求新架構, 可以訂一個三年的計劃,且以流程整合為主, 也許可以用SOA的平台, (拿SOA作表單流程有點大才小用) , 可是除了兩個極端的選擇外, 有沒有一個理想的平台,  可以不要有太多客製就可以滿足現在的需求, 而且即使需要客製也可以作一次未來可以直接引用, 也具備擴充的特性, 以滿足目前尚未發生未來也不知道會不會發生的需求呢? 因此我們可以就下列幾個面向來討論一個理想了流程平台該有特性:

流程面

對於流程面應該採用彈性的流程設計架構如採用模型驅動(Model-Driven)與事件驅動(Event-Driven)的架構, 若流程規則與資料, 表單(應用系統)三者分離, 另外也可以組合式的方式建構流程, 達到所謂的組合式的應用系統(composite application).

表單與元件

在表單與元件的開發上可以使用程式語言開發, 但是如果所有的功能都必需用程式語言開發, 有曠日費時, 因此必要能夠以樣版的方式可以快速複製擴充, 並且可以自行擴充樣版, 如此才能兼具滿足現有需求又具有未來擴充性.

組織架構

目前每一個企業對於組織的設計都有一套自己的方法, 因此流程中對於簽核組織的要求也不盡相同, 一般常見的有人員兼職、集團內多公司、多套組織, 對於製造業而言還需要考慮行政流程與業務流程對簽核組織的要求不同, 例如OA的流程是由當地的主管審核, 可是業務的流程上階主管是在總公司, 如何以一套組織兼顧多種需求可以減少維護上困擾, 並且需考慮組織變動時對既有流程的影餉, 尤其是在代工產業常常會因為代工對像的不同調整事業部,此時組織的變動對IT而言是一個很大的負擔.

擴充性

除了滿足目前需求外, 還需要有強大擴充性,以因應未來的需要, 另外未來時機成熟時如需要導入SOA的架構時, 也可以利用現行的BPM平台, 作為SOA架構的一環.

應用範圍

一個理想的BPM平台其應用的範圍可以由一般OA的電子表單流程到人與系統整合如ERP、PLM…等系統整合或是自動化的稽核流程, 另外也要可以作到無需人員參與的自動化的流程, 甚至可以BPM平台來建構應用流程化(BPM-Enable) 的應用系統.

結論

每一個產品都有其適用的對像, 選擇一套適合的產品或平台對於企業導入流程是一件很重要的工作,如果對上面所提到的應用平台有興趣, 可參考我部落格上其它的文章,可以看到AgilePoint 是如何滿足企業的需求.