建構BPM-Enable的應用系統(中)-以固定資產管理系統為例

前言

在前一期電子報中，我們談到以BPM 平台建構應用系統與一般的應用系統的差異, 在這一期的電子報中, 我們將以固定資產管理系統為例，來說明BPM-Enable的固定資產管理系統有那些特點，以及如何將BPM的特性發揮於應用系統中。

企業流程與應用系統

一個企業資訊處理的業務，不外乎是處理的過程與處理結果的管理，以固定資產的管理業務來說，處理過程亦即簽核流程，處理的結果亦即存放在資產管理系統的資料及後續的資料處理系統。

其內容包括下列項目：

l 簽核流程(資產新增、處分、調撥、增減值…等流程)

l 資產管理(資產新增、處分、調撥、增減值…等結果的記錄與管理，以作為後續折舊、盤點…等作業之依據.

傳統的固定資產管理系統，著重於資產管理部分, 系統之主要使用者為財產管理人，簽核流程部分大部份企業採紙本簽核後再由財產管理人將資產相關資料登錄至資產管理系統，亦有部份企業採用電子表單簽核方式。

採用電子表單簽核與固定資產整合的方式取決於表單簽核平台的技術及固定資產管理系統所提供的應用系統整合介面(API)。

一般而言，若表單簽核平台採用開放的技術且固定資產管理系統提供足夠的API，兩者之間的整合可能會比較完整，否則仍需由人工輸入表單簽核的結果或僅能將最後的結果寫入應用系統資料庫，簽核表單上資料的來源，仍以資料輸入為主。

BPM-Enable的固資管理

BPM-Enable的固定資產管理系統，可包含兩部份：

u 資產管理的功能：此部份的功能需具備與一般程式語言(.net、Java...)開發的固定資產管理系統相同。

u 簽核流程 整合：包括資產新增、處分、調撥、增減值…等流程，簽核資料來源為固定資產的資料庫，採用選取的方式，而非自行輸入，若輸入的資料需執行業務邏輯的檢核，這些規則不論管理或簽核流程皆應來自同一個驗證的模組，以避免重複資料建檔或規則重複維護，簽核結果需回寫固定資產資料庫。

因此在一個BPM-Enable 的應用系統中，亦可採用物件導向的設計模式。

除上述兩項基本功能外，亦可運用流程平台的特性，整合主動式的資料管理作業，包括：

u 資產保管人異動檢核

Ø 定時自動比對組織資料庫與資產資料庫之資產保管人員、部門差異

Ø 當資料不一致如人員已離職或調部門，可自動通知保管人或財產管理人進行調撥作業或自動啟動調撥簽核流程。

u 財產盤點作業

Ø 由資產管理人啟動自盤流程, 以動態子流程的方式，每一個保管人啟動一個流程，資產保管人線上回覆資產清查結果。

上述主動式的資料管理作業，在一般應用系統中，較少被考慮，但在一個BPM平台中是一個基本的應用功能，也是BPM 在應用系統中最能發揮的特點。

BPM-Enable應用系統間的整合

應用系統間的整合通常採用資料庫、中介檔或應用系統介面的方式，若採用的BPM 平台開發應用系統，若可於流程中呼叫另一個流程，亦可提供外部啟動的介面，則兩者間的整合方式可採用流程對流程的方式。

例如資產的取得是經過請購、採購、驗收、付款的採購流程，再經由資產新增的流程新增至固定資產管理系統，因此兩遮間的整合方式可將資產新增流程，作為採購流程的子流程。

資產新增流程可單獨啟動，亦可透過採購流程呼叫資產新增流程的方式將採購所輸入的資料，傳送至資產新增流程中，達到系統間完全的整合，且無需特別製作整合介面或特殊啟動方式。

結論

雖然我們是以固定資產管理系統為例來討論以BPM-Enable的方式來建構應用系統, 但同樣的觀念可應用至企業中所有的流程與系統中，並且若企業中已建置完整的ERP系統，只要ERP系統提供完整的API介面，透過開放式的BPM管理平台，亦可作到應用系統與BPM平台間無縫的整合，因此在下一期的電子報我們將以第三代的BPM平台AgilePoint 來探討，具備何種特性的BPM平台適合建構BPM-Enable的應用系統或與ERP作到無縫的整合。